جزوه گزترش نویسی
مقدمه:
همگی ما با گزارش های خبری که از رادیو و تلویزیون پخش و یا در روزنامه و مجله چاپ می شود آشنا هستیم . معمولاً این گزارش ها نسبت به یک واقعه ی اجتماعی ، اقتصادی و یا خبری مهم تهیه می شوند. آن چه که در گزارش توسط گزارش دهنده ارائه می شود تفسیر ، شرح و اطلاع رسانی نسبت به موضوع گزارش است . در واقع گزارش دهنده سعی دارد گزارش خود را به صورت شفاف و واضح نسبت به عواملی که مورد نظر مخاطب می باشد عرضه کند.
«هنر از جایی آغاز میشود، که جزئیات شروع میگردد»
بارها شاهد آن بودهایم که دوستان، همکاران و همنوردان در اکثر سطوح از نظر سواد و تحصیلات از نوشتن طفره رفته و اغلب کارها و اهداف ذیقیمت خود را بصورت شفاهی منعکس نمودهاند، بدیهی است که این نوع گزارش گرچه بیتأثیر نیست ولی نه اثربخش است و نه ماندگار.
تأثر از مراتب مذکور همواره مرا به این امر تشویق میکرد که در این راه منبعی پر محتوا، گویا، ساده و کوتاه بیابم و به همراهان کمحوصله و نیازمند یادگیری این فن را معرفی کنم.
مجموعهای که در پی میآید مبتنی بر آخرین دستاوردهای علمی و فنآوری روز میباشد. امید است مورد بهرهوری مطلوب قرار گیرد و معضل تهیه و تدوین گزارش در کوهنوردی مرتفع گردد.فصل اول
گزارش چیست؟
روانشناسان میگویند: نوشتة هر شخصی بازتاب اندیشهها و تمایلات درونی و برونی و پرتوی از شخصیت اوست.
اگر اهل مطالعه به ویژه اهل تحقیق و تفحص در تاریخ باشید. به کَرّات نسبت به شخصیتهای اساطیری کشور خود و یا ملل جهان قضاوت کردهاید، این قضاوتها چیزی نیست جز درکی که از لابهلای نوشتهها و گزارشهایی که محققین و تاریخنویسان برای ما تهیه کرده و به امانت باقی گذاشتهاند.
قدمت گزارش دادن شاید به تشکیل اولین هستههای اجتماعی (خانواده) برگردد، چون انسانهای اولیه برای انجام امور روزمرة خود مجبور بودند به صورت شفاهی نیازها و امکانات خود را به گوش دیگران برسانند.(امروزه به آن گزارش شفاهی گفته میشود).
از زمانی که «خط» پدید آمد و زندگی اجتماعی شکل گرفت و پیشبرد اهداف اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی احتیاج به تحقیق و بررسی پیدا کرد، لزوم تداوم و پیگیری مسائلی از این دست، اهمیّت گزارشنویسی را مشخصتر کرد و ارتباط کتبی را ناگزیر ساخت، تا هم مردم از کند و کاوهای انجام شده باخبر باشند و هم مبنایی باشد برای این که آیندگان کار را ادامه دهند.
لغت گزارش به چه معنی است؟
گزارش به معنی به جای آوردن، انجام دادن، اظهارنظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است.
گزارش اسم مصدر است و از اضافه کردن پسوند اسم مصدر سازِ «ش» به بن مضارع «گزار» (از مصدر گزاردن) ساخته شده است.
معنی اصطلاحی واژه گزارش:
گزارش در اصطلاح به مطلبی گفته میشود که از شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائلی خاص گفتگو کند.
در زبان انگلیسی”TO REPORT“درمعنیگزارش دادن استفاده میشود که ریشه لاتین دارد،و از”REPORTARE“ به معنی «باز پس آوردن» یا «بازگشت اطلاعات» گرفته شده است.تعریف گزارشنویسی:
گزارشنویسی عبارت است از در به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها، و تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راهحلهای صحیح، که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد.
در واقع گزارشنویسی، فنی است که با آگاهی از آن فن، مطالب هر موضوعی را میتوان، طوری طبقهبندی کرد و نظم بخشید که هدف مورد نظر را در کوتاهترین زمان و با سادهترین کلام به دست آورد.
- تعریف گزارش:
گزارش در لغت به معنی تفسیر قضیه ،شرح و تفصیل خبر یا کاری است که انجام یافته است (فرهنگ عمید) البته گزارش دارای تعاریف دیگری نیز می باشد ولی آن چه که در این جا به آن توجه می شود « معنی گزارش با تعریف ارائه ی توضیحات و مشخصات از آن چه که طی تجربه ، تحقیق و یا مشاهده آموخته شده است » می باشد. هدف از این بخش ارائه ی راهکاری است برای تهیه ی گزارش اطلاعات فنی از مشاهدات و بازدید از یک چاپخانه . ولی قبل از ارائه ی راهکار ضرورت دارد به توضیح مختصر مفهوم برخی از واژه های مورد نیاز بپردازیم.
واژه ی اطلاعات ، مجموعه دانشی است که توسط تجربه ، تحقیق و یا مشاهده به دست می آید.
واژه ی فنی ، ویژگیهای یک فن ، هنر ، علم ، حرفه و یا شغل را بیان می کند.
فن گزارش نویسی
گزارش چیست
لغت گزارش
معنی اصطلاحی واژه گزارش
تعریف گزارش نویسی
فایده گزارش نویسی
خواننده گزازش کیست
گزارش چیست
روانشناسان می گویند : نوشته هر شخصی بازتاب اندیشه ها وتمایلات درونی وبرونی پرتوی از شخصیت اوست .
لغت گزارش به چه معنی است
گزارش به معنی به جای آوردن ، انجام دادن ، اظهارنظر کردن ، درمیان نهادن وشرح وتفسیر کردن است
معنی اصطلاحی واژه گزارش :
گزارش دراصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح ،تفسیر ،بیان ، تحلیل مطالب ونیز علل مسایل خاص گفتگو کند.
تعریف گزارش نویسی
گزارش نویسی عبارت از به تحریر درآوردن اخبار ، اطلاعات ، حقایق ،علل مسایل ورویداد ها ، وتجزیه وتحلیل منطقی ومتوالی آنها ، برای رسیدن به راه حل های صحیح ، که همراه با اختصار وروشنی تدوین شده وبردواصل (ساده نویسی وسالم نویسی )) استوار باشد .
فایده گزارش نویسی
فایده وهدف از نوشتن گزارش ، رساندن پیام به خواننده باسرعت وصحت وروشنی است .مهم این است که نویسنده گزارش ،قادر باشد تصویری روشن از فکر وهدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید .
خواننده گزارش کیست؟
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاص تهیه می کنید .در واقع چه کسی یا کسانی ،بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته واقدام خواهند کرد .
ساختار گزارش: ساختار گزارش بطور کلي بر سه اصل تقسيم مي شود:
1- مقدمه گزارش
2- متن يا بدنه اصلي
3- پايان گزارش
1) مقدمه گزارش
مقدمه گزارش بايد به گونه اي باشد که خواننده در راستاي موضوع گزارش قرار گيرد، يعني در همان دو سه سطر اول بداند موضوع گزارش چيست. براي نيل به اين هدف مقدمه بايد با جمله اي آغاز شود که بگويد گزارش درباره چيست و چرا تهيه گزارش لازم بوده است بطور کلي مقدمه سه اصل را دنبال مي کند.
الف- گزارش بايد به گونه اي مطرح شود که براي خواننده قابل درک و فهم باشد.
ب- در خواننده نسبت به موضوع علاقه ايجاد کند.
ج- بايد به خواننده بگويد که از گزارش چه انتظاري بايد داشته باشد.
2) متن يا بدنه اصلي گزارش
متن يا بدنه گزارش محل ارائه آمارها، داده ها و تحليل تفسير و اثبات مدعي است.
3)پايان گزارش
پايان گزارش شامل نتيجه گيري، ارائه پيشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش
مي باشد.
بطور کلي در مورد گزارش مي توان گفت:
در مقدمه آنچه را که مي خواهيد به طور مختصر اعلام کنيد، در متن بگوئيد و در پايان آنچه را گفته ايد بطور مختصر يادآوري نمائيد.
بنابراین تهیه ی گزارش روشی است برای ارائه ی اطلاعات نسبت به تجزیه ، تحقیق و مشاهدات خود نسبت به یک موضوع بخصوص .
الف ـ ارائه ی اطلاعات
ب ـ تجربه ، تحقیق و مشاهدات
پ ـ موضوع
الف)ارائه ی اطلاعات :
تنظیم و ارائه ی اطلاعات به صورت یک گزارش ، نیاز به تمرین دارد و عوامل مختلفی بسته به نوع گزارش می بایست مورد نظر قرار بگیرد از قبیل :
- گزارش برای چه شخصی تهیه می گردد ؟
- چه عواملی مورد نظر خواننده ی گزارش می باشد ؟
- چه استفاده ای از گزارش انتظار می رود ؟
- و …
بسیار مهم است که قبل از شروع تهیه ی گزارش ، نسبت به شکل گزارش نیز توجه شود.
گزارش می تواند به شکل های مختلف تهیه شود
.
در این بخش توجه نسبت به تهیه ی گزارش به شکل کتبی می باشد.
ب)تجربه ، تحقیق و مشاهدات :
تهیه ی گزارش ابزار مهمی خواهد بود تا آموخته ها و تجربیات خودمان را بتوانیم مکتوب کنیم و در دسترسی دیگران قرار بدهیم و بدین وسیله از نظریات دیگران نسبت به آموخته های خود استفاده کنیم. این تبادل اطلاعات زمانی صورت می گیرد که نسبت به مشاهدات ، مطالعه و تحلیل انجام داده و در گزارش نسبت به این اطلاعات و تحلیل ها اطلاع رسانی انجام دهیم.
ج)موضوع گزارش :
همان طور که اشاره شد می توان نسبت به موضوعات مختلف ازقبیل ،بازی فوتبال ، واقعه ی جدی ، تحقیق علمی و غیره گزارش تهیه کرد. این گزارش ها می تواند جنبه ی اداری ، مالی ، بازرگانی ، پژوهشی و یا مشاوره ای داشته باشد ، ولی در این جا موضوع تهیه ی گزارش « روش های مختلف تولید و تجهیزات در چاپخانه» است.
اقسام گزارش عبارتند از:
الف- گزارش کتبي
ب- گزارش شفاهي
1- گزارش کتبي: ارائه اطلاعات، بررسي ها و پژوهش ها به صورت مکتوب را گزارش کتبي مي نامند.
2- گزارش شفاهي: هرگاه بررسي ها و پژوهش ها به صورت سخنراني و بحث و گفتگو مطرح شود آن گزارش را شفاهي مي گويند.
مزایا و مشکلات گزارشهای کتبی و شفاهی
هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرد و یکی از این دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند.
در سازمانهای اداری غالباً دیده شده که کارکنان، گزارشهای خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارائه میدهند و حتی در مواردی که گزارشهای کتبی نیز به وسیلة آنها تهیه و ارائه گردیده است، در عین حال همان گزارشها را از نو به صورت شفاهی بیان میکنند.
بدیهی است هر گاه فاصله میان کارکنان و رؤسای آنها زیاد نباشد و گزارشها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، میتوان در مواردی آنها را شفاهاً ارائه کرد، ولی غالباً گزارشهای اداری به صورت کتبی تنظیم و ارائه میگردد.
مزایای گزارشهای شفاهی
1- کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب بر حسب شرایطی زمان و مکان و نوع شنوندگان.
2- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفهجویی در وقت.
3- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود.
4- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل (تابلو با چهارپایه، نحوی که متحرک باشد)، اُوِرْهِد یا اوپک و غیره.
5- آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.
6- مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات.
7- تأثیری که میتواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیتهای گوناگون و استفاده از تعبایر، اصطلاحات، لطیفهها و غیره بر شنوندگان بگذارد.
8- امکان حذف بخشی از گزارشها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت.
مشکلات گزارشهای شفاهی
1- نامناسب بودن محل گزارش و نداشتن نور و شرایط لازم و کافی.
2- نبودن وسایل مورد نیاز.
3- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط.
4- استنباطهای گوناگون افراد از مطالب طرح شده.
5- فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پارهای از موارد.
6- محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.
7- محدود بودن امکانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.
8- ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و همچنین عدم توجه به وضع ظاهر که خود از تأثیر کلام خواهد کاست.
9- عدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ یا مراجع و همچنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.
10- قابل استناد نبودن (مگر اینکه ضبط شده باشد).
مزایای گزارشهای کتبی:
1- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.
2- امکان استفاده عمومی از گزارشها از طریق تکثیر و انتشار آنها.
3- امکان ضبط و بایگانی برای سالها و بلکه قرنها.
4- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک، آمار، تابلو رنگی و تصاویر و سایر امکانات.
5- گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازک، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.
6- امکان فصلبندی و طبقهبندی (میتوان تهیه و تنظیم بخشها یا فصولی از گزارش را بر عهده افراد کاردان گذاشت.)
7- فراهم آمدن اعتماد و اطمینان بیشتر.
8- استفادة از آن برای معرفی و تبلیغ در موارد لازم.
مشکلات گزارشهای کتبی:
1- احتیاج به صرف وقت زیاد در بسیاری از موارد
2- صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت ماشیننویس و تأمین نیروی انسانی متخصص برای انجام این کار. (به همین دلیل بعضی از مؤسسات بزرگ کار تهیه و تنظیم گزارشها را بر عهدة مؤسسات دیگر میگذارند، که آن هم معمولاً بدون اشکال نخواهد بود).
3- دشواری استفاده از تمام اصول گزارشنویسی و مبادله اطلاعات.
4- عدم استقبال عمومی افراد از تهیة گزارش به دلیل سختی کار و ترس از تواناییهای خود.
5- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارشهای کتبی در بیشتر موارد
گزارش ها بر حسب نوع و شکل کلي به دو دسته تقسيم مي شوند:
دسته اول: گزارش هاي رسمي کوتاه
دسته دوم: گزارش هاي رسمي بلند
الف) گزارش هاي رسمي کوتاه:
به گزارش هايي گفته مي شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي شود و از سادگي برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداري و روزمره است. گزارش هاي رسمي کوتاه استاندارد شده و داراي روش يکنواخت نيست و اگر در بعضي از سازمان هاي اداري« برخي اين گزارش هاي توضيحي به ويژه گزارش هاي يک و دو صفحه اي به صورت فرم درآمده و استاندارد شده است «نبايد همه گزارشهاي اين دسته را از اين نوع دانست. در اين نوع گزارش ها توجه به اين نکته ا ضروري است.
1- انتخاب موضوع به نحوي که گوياي محتوي متن باشد.
2- آوردن مقدمه اي متناسب با متن(حداقل دو سطر) براي آماده ساختن ذهن خواننده.
3- استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلي و فرعي به منظور طبقه بندي گزارش
4- آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان
5- ارائه يک درخواست و راه حل
ب) گزارش هاي رسمي بلند:
به گزارش هايي گفته مي شود که معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا دهها صفحه ادامه مي يابد اين نوع گزارش ها بيشتر به موضوعات علمي، پژوهشي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط
مي شود و در بعضي از موارد تهيه کنندگان آن بيش از يک نفر بوده و گاهي يک گروه مي باشند.
گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شود
1- گزارش کار : آن گزارشی است مربوط به شغل ،که باشرح وظایف هر عضو اداری پیوند نزدیک دارد .
2-گزارش حقایق امر : آن گزارشی است شامل اطلاعات ،توضیحات یا مسائلی که در طول متن آمده است ،نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق واطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد .
3-گزارش فنی : گزارش است کاملاً تخصصی ،درزمینه های فنی ،اقتصادی ،حقوقی وغیره ماننده گزارش در باره محاسبه مقدار بخار ومایع در حال تعادل ویا دلایل رکود بازاربورس وغیره .
4-گزارش علل مسا له : در این گزارش تنها از علل بحث می شود ،بی آنکه کوششی برای نتیجه گیری به عمل آید .
5-گزارش وراه حل مساله : گزارشی است که درآن راه حل مساله ارائه می شود واز علل ونتیجه آن بخشی به میان نمی آید .
6-گزارش اطلاعاتی : گاهی هدف از تنظیم گزارش اطلاعی است که می خواهیم به خواننده بدهیم معمولاً این نوع گزارش ، موضوع محدودیت را بررسی می کند .در این بررسی بهتر آن است که جزئیات مطالب خلاصه شود ودر اختیار خواننده قرار گیرد .
7-گزارش مشورتی : معمولاً تنظیم این گزارش از عهده یک فرد خارج است ونیاز به مشورت با افراد ذیصلاح دارد .
8-گزارش انتقادی : در این نوع گزارش ،انتقادمی تواند به صورت های گوناگون عرضه شود .
9-گزارش تحصیلی : هدف از این گونه گزارش ها ، توسعه معلومات دانشجویان واطمینان یافتن از درک کامل مطالبی است که طی یک دوره تحصیلی تدریس می شود
10- گزارشی درسی : دانشجو برای درس ، موضوع را بر می گزیند وحدود 20 تا 50 صفحه در خصوص آن موضوع می نویسد وبه استاد ارائه می کند
11-گزارش پایان نامه : دانشجو موضوع پایان نامه یا رساله خود را با راهنمایی استاد وتصویب شورای گروه آموزشی مربوط انتخاب می کند .
12-گزارش های عمومی : این نوع گزارش ، همه اقسام گزارش ها را غیر از گزارش تحصیلی ، در بر می گیرد گزارش های عمومی شامل گزارش های بانکها ، شرکتها ،ئزارت خانه ها به طور کلی همه سازمانهای عمومی وخصوصی است .
13-گزارش های اداری : گزارش های اداری را معمولاً کارکنان سازمانها تهیه وبه مقامات بالاتر ارائه می کند
ارکان گزارش :
معمولاً گزارش شامل بخش های مختلفی است و در هر بخش اطلاعات مورد نظر و متعارف ارائه می گردد.
این بخش ها عبارت اند از :
- عناوین
- متن گزارش
- امضا
- گیرندگان گزارش
- ضمائم
- عناوین : هدف از عناوین ، معرفی گزارش از طریق درج شناسنامه ی گزارش می باشد تا خواننده در نگاه اول با مشخصات کلی گزارش آشنا شود : گیرنده ی گزارش ، گزارش دهنده ، موضوع گزارش ، هدف گزارش ، زمان و مکان .
- متن گزارش ، متن گزارش ،شرح اطلاعاتی است که گزارشگر درباره ی موضوع به ما می دهد. در حقیقت تمامی بررسی ها ، تحلیل ها ، تجربیات و نتیجه ی به دست آمده در این قسمت ارائه می گردد . متن گزارش از بخش های مختلف تشکیل می گردد.
• مقدمه : توجیه و توضیح گزارش دهنده نسبت به نحوه ، مشخصات ، روش و انگیزه ی تهیه ی گزارش .
• اصل موضوع : شرح و چگونگی واقعه و بیان مطالب اصلی
• تجزیه و تحلیل یا نتیجه : تجزیه و تحلیل واقعه و جمع بندی داده ها
ارکان گزارش
ارکان اصلی گزارش درسه مطلب زیر خلاصه می شود
موضوع گزارش چیست ؟
گیرنده آن کیست ؟
هدف از تهیه آن کدام است؟
موضوع گزارش چیست ؟
موضوع گزارش مهمترین پایه در تهیه گزارش است واگر کسی به درستی از آن آگاه نباشد ونداند در باره چه نکته ای تحقیق می کند ،هرگز در کار خود توفیق نخواهد یافت .
اطلاع کامل تراز موضوع سبب می شود که به آسانی ودرمدت مناسب ،با آگاهی تام گزارش لازم تهیه ونتیجه مورد نظر بدست آید .
گیرنده گزارش کیست؟
در این مورد قبلاً به تفصیل سخن گفته شده است فقط یادآور می شود که برای تهیه کننده گزارش باید گیرنده یا گیرنده گان معین باشند تا با آگاهی از آن نحوه تنظیم گزارش خود را سازمان دهد .
هدف از تهیه گزارش چیست ؟
آگاهی به هدف گزارش ،گزارشگر را یاری می کند که نکته یا نکات اساسی ومهم را در تحقق وبررسی خود باز شناسد ، زیرا معمولاً در هر گزارش یک مساله اصلی وبا اهمیت وجود دارد وبقیه قسمتها جنبه فرعی دارند.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی
بمنظور اجتناب از نارسایی گزارش ، وانتقال صحیح افکار واطلاعات به خواننده ،در تهیه وتدوین هرگونه گزارشی باید
چهار مرحله را رعایت کرد.
عوامل موثر در تنظیم گزارش :
مسلماً یک روش مشخص و انحصاری جهت تنظیم و ارائه ی گزارش وجود ندارد ، ولی تعدادی از عوامل که به منظور بهینه سازی گزارش قابل بررسی بوده و می تواند به عنوان نکات مهم بهینه سازی در گزارش نویسی مورد توجه قرار گیرد به شرح زیر می باشد :
۱- گزارش به موقع و در تاریخ تعیین شده آماده گردد.
۲- عنوان گزارش به صورت واضح و در بالای صفحه ی اول ذکر شده باشد .
۳- هدف و دلیل از تهیهی گزارش ذکر شده باشد.
۴- گزارش دارای فهرست و عناوین و شماره ی صحفه باشد.
۵- اطلاعات ارائه شده طبقه بندی و مشخص باشد.
۶- حجم و اطلاعات گزارش کافی و مناسب باشد.
۷- تا حد امکان در گزارش از تصاویر ،دیاگرام ، آمار و سایر مدارک مستند استفاده شود.
۸- نام تهیه کننده ی گزارش کاملاً مشخص باشد (نام شخص و یا نام مرکز یا اداره ی تهیه کننده)
۹- گزارش دارای نتیجه و تحلیل از اطلاعات ارائه شده باشد.
۱۰- گزارش سالم ، کامل و مرتب ارائه گردد.
۱۱- سوالاتی که در ذهن خواننده ایجاد می شود توسط گزارش پاسخ داده شود.
۱۲- گزارش ، احساس تسلط ، صداقت ،تفکر و برهان نویسنده را القا کند.
۱۳- تمیزی ، ترتیب و خوانا بودن گزارش بسیار مهم است.
۱۴- گزارش از صحافی مناسب برخوردار باشد.
البته عوامل دیگری نیز وجود دارد که باعث به وجود آمدن امتیاز برای گزارش می باشد ، مانند نداشتن اشتباهات املایی و دستوری.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی
•مرحله تهیه وتدارک
• مرحله طرح ربط منطقی مطالب
•مرحله نگارش
•مرحله تجدید نظر واصلاح گزارش
مرحله اول : تهیه وتدارک :
قبل از آن که نوشتن را آغاز کنیم ،باید تمام اطلاعات ،
حقایق ،علل وعوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود
سازمان دهیم ،
سوالات درزمان تهیه :
1- چه نوع اطلاعاتی نیاز است
2- خواننده گزارش ما کیست
هدف را بیابیم وبدانیم که خواننده گزارش ما کیست وچه اطلاعات از موضوع دارد که در فهم مقصود،او را یاری می کند وچه اطلاعات باید به او داد تادر نتیجه گیری نهایی سودمند باشد.
موارد رعا یتی
1- اندیشه ودیگاهایی که باید درطرح خود مدنظر قراردهیم یعنی ، باید کلیه افکار ودیگاهای خود را بدون رعایت حق تقدم وتاخیر ویا حذف وتلفیق جمع آوری کرده ،سپس طبقه بندی نموده ،با توجه به ارزش آنها درمرحله بعد مورد استفاده قرار دهیم.
2-ترتیبی که باید دربیان اندیشه ودیگاها رعایت نماییم ( تحلیل) دراین مرحله پس از حذف موارد زاید وتلفیق مفاهیم نزدیک به هم ورعایت ترتیب منطقی مطالب را زیرهم قرارداده ، طرح اساسی ترسیم می شود وباید برای مقدمه وموخر گزارش نیز پیش بنی لازم را انجام داد.
مرحله دوم : طرح ربط منطقی مطالب چنین واضع می گردد
بعضاً اتفاق می افتد ، که گزارش بسیار ساده است واحتیاج به تهیه افکار وطرح ربط منطقی ندارد ، ولی باید دانست که بیشتر گزارش های اداری ،فنی ،اجتماعی وفرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد .
استفاده از عناوین درگزارش ها
ترجیج داشتن ساده نویسی بر پیچیده نویسی
بعضی از لغات نامانوس ومعادل مانوس آنها
آوردن حقایق بدون مبالغه
نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
استفاده از عناوین در گزارش ها
روشی که امروزبه طور معمول ، مراجعه به قسمتهای مختلف گزراش را برای خواننده بسیارآسان ساخته است ،استفاده از عناوینی
است که بخشهای مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می سازد.وهمچنان انعطاف پذیری وتصرف درنحوه انتخاب عنوان ،بستگی به
مهارت نویسنده وذوق او درنوشتن مقالات یا تنظیم گزارش ها دارد .معمولاً مطالب اصلی هر نوشته ، زیر یک عنوان اصلی قرارمی
گیردوسایر مطالب را برحسب اهمیت وربط منطقی می توان در زیرعنوان های فرعی آورد.
ترجیح داشتن ساده نویس برپیچیده نویسی
با سواد ترین خواننده در برابر یک رشته کلمات طولانی وپیچیده درمی مانده ویا درفهم مطلب دچار تردید می شود .هرعقل سلیمی ساده نویسی را می پسنده وپیچیده نویسی را ناپسندمی داند .وگاهی مناسب ترین کلمه یا عبارت ،مشکل ترین وپیچیده ترین کلمه یا عبارت است ،در آن صورت ناگزیرباید آن را به کار برد ،ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید.
البته باید گفت : زبان آن ملتی رساو بزرگ است که دارای افکار خوب وبزرگ باشد . بلی این سخن درست است که گفته اند .
(مردان بزرگ واژه های کوچک بکار می گیرند ومردان کوچک واژه های بزرگ وسنگین)
پرهیز از به کاربردن لغات وترکیبات دوراز ذهن ونامانوس
اگر خواننده ،معنای واژه هایی را که به کار رفته ،نفهمید ،مقصود شما را نیز درک نخواهدکرد بناً در نوشتن گزارش شفاف،واضع وقابل درک ،و خواننده بطوری سریعتر موضوع را دریابد .
نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
در نگارش باید کوشید همانگونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می گویم ،بنویسیم ، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت وصرحت ودر نهایت روشنی وکوتاهی (بدون تکلف سقوط درسنگلاخ الفاظ پیچیده وعبارات چند پهلو ) بنگاریم .تنها کافی است هریک از ارکان جمله ،فعل ،فاعل ،مفعول را سرجای خودش بنشانیم .
آوردن حقایق ، بی آنکه مبالغه شود
منظور از تنظیم هرنوع گزارش ،رساندن پیام وبیان کردن حقایق وواقعیات است .دراین رهگذر هرنوع مبالغه یا بیش وکم خواننده را
از هدف نویسنده دور می کند وپایه های اعتماد میان نویسنده وخواننده را سست می سازد .
گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی وسادگی تنظیم شده باشد ، عملاً بهترین تاثیر را در خواننده می گزارد
موفقیت هر گزارش بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد ، بنابر این طرح هر گزارش ، باید پاسخگوی نیاز های زیر باشد .
1 -کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
2- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم وتاخروطبقه بندی صحیح بدست دهد .
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت ،مطالب ومفاهیم اصلی گزارش را به آسانی وروشنی دریابد .
4- برای هر کسی – حتی اگر با جزئیات فنی وعملی آن آشنایی کامل نداشته باشد در مراجعات بعدی قابل قبول بوده ، دچار سوء تعبیر نشود .
اهمیت انتخاب موضوع گزارش را چنین اظهار میداریم
تعین موضوع برای گزارش یکی از مهمترین قسمتهای گزارش است ، زیرا متن نباید خارج از موضوع باشد وموضوع نباید مغایر با متن باشد.
هر گزارش دارای جملات مقدمه و موخره دارد
هر مقد مه دارای سه وظیفه اصلی است
1-روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده .
2- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش .
3- به دست دادن طرح ونقشه ارائیه مطلب
ختم گزارش دارای ویژگیهایی ذیل باشد
1- یک احساس برای کفایت بحث در خواننده ایجاد کند.
2- نکات مهم را به صورت خلاصه در خود داشته باشد
3- قدم بعدی را مشخص کند
مرحله تجدید نظر واصلاح گزارش
پس از نوشتن گزارش ، لازم است در آن تجدید نظر شود وبا مرور دقیق نوشته ، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده ، یاداشت ودرجای خود درج گردد ویا آنچه زاید بر اصل است حذف شود .
همچنان اگر تجدید نظر با دقت وحوصله انجام شود ، تمام اشتباهات ونقایص بر طرف خواهد شد.
در انجام دادن تجدید نظر سه مورد را در نظر بیگیرید .
1-ارایه گزارش شخص دومی
گزارش را به یکی ازهمکاران بدهید تا اوبخواند واززاویه دید خود مفهوم آن را باز گو کند وچنانچه در انتقال فکر ، مانعی یا نقصی مشاهده شد ، بتوانیم آن را جبران کنیم .
2- بلند قرًآت کرد ن
گزارش را بلند بخوانیم ،تا از راه گوش وچشم ،معایب وکمبود ها مشخص وسپس برطرف گردد.
3- به خوانش گرفتن دوباره بعد از مدت استراحت
گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی ها ومطالب اضافی ، بیشتر خود را نشان دهد وبهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم .
بخاطر اطمینان بهتر در گزارش نویسی سوالات از خود پرسان کنیم
1- آیا مفهوم نوشته روشن است
2- آیا نظم وترتیب کلی نوشته درست است
3- آیا عنوان گزارش ، فهرست مطالب ، مقدمه وخلاصه باهم هماهنگ هستند
4- آیا کلیمات خوب انتخاب شده .
5-آیا نکات مهیم مورد تاکید قرار گرفته است
6-آیا فکر به آسانی از یک مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است
7-آیا اجزای اصلی وفرعی ،درست ومنطقی انتخاب شده است
8-آیا مثالها ونمونه ها کافی است
9-آیا پاراگرافها با هم همبستگی لازم را دارند .
10-اگر به زیر نویس یا ضمایم گزارش اشاره شده ، آیا زیر نویس یا ضمایم روشن ، گویا وقابل فهم است .
آیا هدف گزارش به خوبی درک می شود .
چند نکته ا ساسی راکه بایددر گزارش نویسی مدنظر گرفت
1-فکر کردن قبل از نوشتن .
2- توجه به هدف ، موضوع وطرح ربط منطقی .
3- درنظر گرفتن خواننده .
4- آگاهی به نکات دستوری وجمله بندی در حد لزوم .
5- ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی .
6- پرهیز از به کار بردن لغات وترکیبات دور از ذهن .
7- به کاربردن لغات ، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی ومشخص دارند .
8- بیان حقایق ،بی آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم
9- دانستن فن گزارش نویسی .
آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر وبناکردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است
آراستن گزارش دارای نکات ذیل است
1-کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث
2- جذاب کردن موضوع
3 -ساختن نکات بصری – جداول ونمودار ها
4- جداول ونمودار ها را بازیرکی وهوشیاری به کار گیرید
5- نکات مهم
6- نمودار باید گویا وکامل تهیه شود .
7- نمودار وجداول خود را ارزیابی کنید .
در یک گزارش به مقدمه آن توجه کنید
اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمایه گذاری در استفاده از تکنالوژی جدید وبهبود کارآیی ،
گامهای بزرگی برداشته ایم ،ولی برای رسیدن به صرفه جویی کامل باید :
- ورود ،ذخیره وخروج داده ها را مکانیزه کنیم .
- فعالیتهای خود را بر اساس خطوط تولید از نو سازمان دهیم .)) البته باید گفت این عبارتهای مقدمه ، به طور واضح وروشن به خواننده می گوید که دو اصل مهم در صرفه جویی چیست وگزارش چگونه تنظیم خواهد شد ونیز بحث مکانیزه کردن بر سازمان دهی دوباره پیشی می گیرد ..
- خط کشیدن زیر عبارتها راه دیگر برای جلب توجه خواننده است .
- در یک گزارش کوتا جمله هایی که زیر آنها خط کشیده شده می توانند جایگزین عناوین بخشها شوند ، واین وقتی است که بحث اصلی نتواند به یک عبارت کوتاه کاهش یابد .
جذاب کردن موضوع
از آنجا که ابزار وتکنیکهای نگارش نقش مهمی در تمرکز داشتن خواننده ورساندن بهتر پیام شما دارد ، مهم است که در استفاده از آنها کمال دقت را داشته باشید. ومیتوانید گزارش را با مرور عناوین ونکات برجسته ارزیابی کنید که ذیلاً ارائیه میگردد .
1- ایا صفحه ها جذاب است
2- آیا عناوین ، موضوع را مطرح می کند .
3- آیا نکات اصلی – که خواننده باید به خاطر بیاورد – در بدنه متن برجسته شده اند .
بعضی از گزارش ها یا یاداشت های خود را بازنگری کنید وبیبنید که:
آیا می توانید از دایره ها ویا مربعهای توپر سیاه ، خط کشی زیر بعضی عبارت ها یا حروف بزرگ وپررنگ برای تاکید بهتر استفاده کنید.
آیا نحوه نمایش سازگار است .
آیا لازم است هیچیک از عنوان ها تغیر کند .
آیا چیزی را که هم اکنون در حال نوشتن هستید بخوانید ، آیا می توانید آنرا با تاکید بر نکات اصلی بهبود ببخشید .
ساختن نکات بصری – جداول ها ونمودار ها
نکات بصری – که در گزارش های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می شود – بخشی ضروری در هر گزارش بلند وبسیاری از گزارش های کوتاه است . طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارش نویس است . وهمچنان چند نکته دیگر را مدنظر بیگیرید .
1- آنها را بازیرکی وهوشیاری به کار بگیریدد .
2- فرم وشکل مناسب را انتخاب کنید .
3- به خواننده بگویید که چرا نمودار مهم است
4- سادگی آن را حفظ نمایید .
5- اطمینان حاصل کنید که نموداربه تنهایی گویا ست ولی آن را به متن پیوند بنماید.
6- کنترول کنید که نمودار ، اشتباه راهنمایی نکند .
7- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید .
جدول ها ونمودار ها را بازیرکی وهوشیاری به کار بگیرید :
تصمیم در مورد این که آیا یک جدول ویا یک نمودار مشخص استفاده کنید . بستگی به مطالبی دارد که می خواهید نمایش دهید . در این مورد توسعه میگردد.
- اگر گزارش شما در باره مسائل تحلیلی وآموزشی است از جدول واگر گزارش در زمینه اطلاع رسانی وتصمیم گیری مدیرتی است از نمودار استفاده نمایید .
نمودار باید گویا وکامل تهیه شود ومطابق متن پایین عمل گردد
خواننده باید قادر باشد که با یک نگاه به نمودار ، محتوا ومعنی آن را بدون خواندن درک کند ، خیلی از مسئولان ، گزارش را با نگاه کردن به نمودارهای آن ورق می زنند درست مثل اکثر ما که مجله خوب را با نگاه کردن به عکسهای آن ورق می زنیم ، یک نمودار خوب باید توجه خواننده را جلب کرده ، پیام را انتقال دهد . اگر عنوان آن معنی آن را مشخص نماید ،واگر اجزای آن بطور روشن عنوان گزاری شوند ، نمودار خود توضیح دهنده خود است
نمودار ها وجداول خود را ارزیابی کنید وموضوعات ذیل را مدنظر بگیرید
1- آیا نموار ، بحث شمارا برای خواننده روشن می سازد .
2- آیا نمودار یک نکته وفقط یک نکته را بیان می کند .
3- آیا عنوان نمودار معنی دار بودن آن را برای خواننده مشخص می سازد .
4- آیا نمودار با دقت روابط را نشان می دهد .
البته باید گفت : یک تصویر ممکن است کار هزار کلمه را انجام دهد ،
ولی هزار تصویر می تواند یک مته خرد کننده باشد
نشانهگذاری و اهمیّت آن در نگارش
انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده میکند، و زبان، ابزار اداری آن مقصود میباشد.
ما به وسیلة زبان و نوشتن، هدفها و مفهومهای ذهنی خود را به دیگران میفهمانیم و پیغامهای خود را با کلماتی که در گنجینة زبان ملی خود داریم، به آنها منتقل میسازیم، ولی این الفاظ و کلمات، با همه وسعت ترکیبی خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، برای بعضی از حالات درونی و مفاهیم ذهنی، ناتوان و نارسا هستند و برای جبران این نارسایی و ناتوانی ناگزیریم در مرحلة تلفظ از کشش آهنگ، لحن گفتار، طنین صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پیشانی خود استفاده کنیم. و در مرحله نگارش نشانهها و اشارات قراردادی جهانی و بینالمللی را جایگزین نارسایی و ناتوانی الفاظ و کلمات سازیم و به کمک آنها حالات درونی و مفاهیم ذهنی و نکاتی را که به صورت نوشته و کلمات نمیتوان ادا کرد، به خواننده برسانیم.
بنابراین نوشتن که عبارتست از «نمایش دادن کلام بوسیله حروف و ترکیبات گوناگون آن» با استفاده از نشانههای نگارش، روح و روانی خاص پیدا میکند.
بعضی از نشانهها که کاربرد بیشتری در گزارشنویسی دارد به شرح زیر است:
نقطه (.)
نقطه، نشانهی قطع رشتة صوت و ختم کلام است، و توقّف کامل را میرساند و پایان یک جمله را اعلام میدارد؛ مثل، «استاد روز گذشته به دانشگاه آمد».
نقطه بعد از حروفی که نشانه اختصاری نامهاست نیز بکار میرود، مثل آی.بی.ام.
نشانه فاصله یا ویرگول (،) یا سرکج:
در طول رشته کلام هر جا که معنی مطالب، مکث و درنگ کوتاهی را اقتضاء کند ویرگول میگذاریم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زیاد، برای این مورد انتخاب میشد.
نقطه با ویرگول یا سرکج با نقطه (؛)
این علامت، نشانه درنگی بلندتر از ویرگول و کوتاهتر از نقطه است و معمولاً در موقعی که جمله تمام شده ولی مطلب ادامه دارد استفاده میشود.
مثال: «عبید زاکانی دانشمند وارستهای بود؛ ولی چون روح حاکم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخی و مزاح میگفت.»
دو نقطه بیانی (:)
دو نقطه نشانة شرح است، و هنگام توضیح بیشتر مطالب بکار میرود. دو نقطه نشانه مکثی بلندتر از نقطه میباشد.
مثال: ساعات حرکت هواپیمای جمهوری اسلامی از تهران به مشهد: تمام ایام هفته؛ ساعت 30/18
سه نقطه یا نشانة تعلیق (...)
سه نقطه به هنگام حذف یک کلمه استفاده میشود.
مثال: فقر فرهنگی در اجتماع موجب بروز فساد و ... میشود.
چند نقطه (.....)
چند نقطه نشانه حذف یک یا چند جمله میباشد.
مثال:
ای خواجه اگر همی بهشتت هوس است
خیرات بکن اگر ترا دسترس است
خیرات چو کردهای برو ایمن باش
در خانه ..... بس است
تیرة بلند (-)
تیره بلند نشانه تفکیک است برای قطع مطلب و قید جمله معترضه.
مانند: کوهستان – مناظر زیبای آن – که با شکوه و دلانگیز است – مرا از درد اعصاب آسوده کرد.
خط کشیده (ـــــ)
خط کشیده برای برجسته نمودن یا مشخص کردن قسمتی از نوشته اعم از دست نوشته یا ماشینی بکار برده میشود، و برای اهمیت بخشیدن به آن مقدار از نوشته استفاده میگردد.
دو کمان یا گریزنما ()
این علامت برای توضیح اضافی یا ذکر جملهای که از بحث خارج است و نیز برای جدا کردن بعضی از کلمات یا جملات بکار میرود.
مانند: علم منطق انسان را به درست فکر کردن وا میدارد. اغلب دانشمندان منطقی فکر میکنند و منطقی صحبت میکنند (متاسفانه همکار من به هیچ وجه از منطق اطلاعی ندارد) که این خود نشانة شخصیت و کمال آنها است.
گیومه / نشانة نقل قول « »
همانطور که از اسمش پیداست نشانة نقل قول است و در آغاز و پایان سخنی که مستقیماً از شخص یا منبعی نقل میشود، قرار میگیرد مانند: حضرت امام جواد(ع) میفرمایند: «بهترین مردم کسی است که از وجودش نفعی به بندگان خدا برسد.»
یک ستاره (*)
یک ستاره برای جلب توجه و نظر مطالعهکننده به ذیل صفحه است، نشانهی توجه به پاورقی هنگامی به کار برده میشود که بیان مطلبی از سیاق و روال نوشته خارج است، و یا نویسنده نمیتواند آن را در داخل نوشته بگنجاند، از طرفی موضوع مورد نظر را نمیتواند رها کند و یا ناگفته بگذارد. در این گونه موارد با درج یک ستاره در پهلوی جمله یا کلمه توجه خواننده را به حاشیهی ذیل صفحه جلب میکند. به این ترتیب که در ذیل صفحه، بعد از علامت ستاره توضیح لازم ارائه میشود.
دو ستاره (**)
به منظور احتراز از تکرار مطلبی که قبلاً در کتاب یا نوشته درج گردیده است، نویسنده از نشانه دو ستاره که موازی هم قرار داده استفاده میکند. بدین ترتیب که با قید این نشانه، به خواننده توجه میدهد که مطلب مورد نظر قبلاً در صفحات پیشین درج شده که به آن مراجعه کند.
سه ستاره (***)
از این علامت به منظور نشان دادن تغییر روال نوشته و یا تغییر کلی سیاق سخن استفاده میشود. نحوة عمل بدین ترتیب است که جمله را پایان داده و با 3 سطر فاصله، نوشته بعدی را آغاز میکند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ایجاد شده قرار میدهد.
استفاده از عناوین در گزارشها
روش دیگری که امروز معمول و مراجعه به قسمتهای مختلف گزارش را برای خواننده بسیار آسان ساخته است، استفاده از عناوینی است که بخشهای مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز میسازد.
این عناوین برای خواننده در حکم نقشة راه محسوب میشود و طبعاً زمانی سودمند تواند بود که نویسنده همة راهنماییهای مربوط به گزارش را رعایت کرده باشد. در آن صورت است که استفاده از عناوین، راهگشای خواننده برای دریافت سریعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پیغام خواهد بود.
هنوز بهترین راه برای استفاده از عناوین، معرفی نشده، و هر نویسندهای بر اساس تجربه و نوع نوشتة خویش و شناختی که از خواننده دارد، از عنوان خاصی استفاده میکند و گاهی در یک نوشته ممکن است از چند نوع عنوان استفاده کرد.
انعطافپذیری و تصرّف در نحوه انتخاب عنوان، بستگی به مهارت نویسنده و ذوق او در نوشتن مقالات یا تنظیم گزارشها دارد.
معمولاً مطالب اصلی هر نوشته، زیر یک عنوان اصلی قرار میگیرد و سایر مطالب را بر حسب اهمیّت و ربط منطقی میتوان در زیر عنوانهای فرعی آورد.
ترجیح داشتن سادهنویسی بر پیچیدهنویسی
باسوادترین خواننده نیز در برابر یک رشته کلمات طولانی و پیچیده در میماند و یا در فهم مطلب دچار تردید میشود. هر عقل سلیمی سادهنویسی را میپسندد و پیچیدهنویسی را ناپسند میداند.
گاهی مناسبترین کلمه یا عبارت، مشکلترین و پیچیدهترین کلمه یاعبارت است، در آن صورت ناگزیر باید آن را به کار برد، ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید.
چنانچه گفتیم گاهی در نوشتن، ثانیهها اهمیّت پیدا میکند، در این صورت نوشته هر چه کوتاهتر باشد – چنانچه رسا باشد – بهتر است.
روزگاری نه چندان دور، سادهنویسی را نشانة «سَبُکی» و پیچیدهنویسی را «وقار و متانت» میدانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم باید طوری بنویسد که همه کسی نفهمد و بکوشد الفاظ غیرمصطلح و دور از فهم عمومی بکار برد، وگرنه از عوام شناخته نمیشود (؟).
زبان آن ملتی رسا و بزرگ است که دارای افکار خوب و بزرگ باشد. این سخن درستی است که گفتهاند، «مردان بزرگ واژههای کوچک بکار میگیرند و مردان کوچک واژههای بزرگ و سنگین».
هر کلمهای – مانند انسان و تمدنهای بشری – مراحل سه گانة «زادن»، «رشد» و «مرگ» را میگذراند و به عبارت بهتر زبان هم مثل لباس، خوی و طرز فکر انسان پیوسته در تحوّل و انتقال است. هر کلمهای وقتی درست است که بیشتر افراد به ویژه اهل لغت و ادب آن را درست بدانند و به کار برند.
بعضی از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها
ناآشنا آشنا
الحاق پیوستن
الحاقیه ضمیمه
بالعیان آشکارا
اسقاط افتادگی
محرران نویسندگان
مصاف جنگ
اضطرار پریشانی (پریشان حالی)
سحاب ابر
مساعی کوششها
حشمت بزرگی
آوردن حقایق، بیآنکه مبالغه شود
منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم، خواننده را از هدف نویسنده دور میکند و پایههای اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست میسازد.
اگر در طبیعت گزارش، مطالبی است که خود این مطالب را برانگیزاننده احساسات خواننده است و مبالغهای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینانبخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزانندة احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تأثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساساً گزارش نیست، چه در گزارش سخن از مسؤولیت است.
گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملاً بهترین تأثیر را در خواننده میگذارد.
بدیهی است تلاش نویسندة گزارش در نحوة ترکیب کلمات، انتخاب واژهها، رعایت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانهگذاری و سایر راهنماهای نگارش، وظیفهای اجتنابناپذیر است، ولی برانگیختن احساسات – اگر مغایر با واقعیت باشد – تمام تلاش نویسنده را خنثی و اجرش را ضایع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را – که در نتیجة گذشت زمان حاصل آمده است – از میان خواهد برد.
نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی
در نگارش باید کوشید همانگونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن میگوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی (بدون تکلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پیچیده و عبارات چند پهلو) بنگاریم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.
در بعضی از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقی ندارد. مردم همانگونه مینویسند که سخن میگویند. اما در برخی از زبانها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق میکند. هر چه زبان ادبیات ملتی پربارتر و قدیمتر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بیشتر است.
زبان فارسی از جمله زبانهایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاریش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق میکند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه میشود. مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است.
بدیهی است هرگز در نوشتة خود نمیآوریم: «نظرم اینه» بلکه مینویسیم: «نظرم این است.»
در زیر نمونههایی از جملات خیلی رسمی به نیمه رسمی تبدیل شده، به طوری که به شیوایی زبان هم لطمهای وارد نشده است.
مثال:
جملات خیلی رسمی
جملات نیمه رسمی
1- این اداره اهتمام خواهد نمود.
1- این اداره خواهد کوشید.
2- محترماً نظر عالی را به این نکته معطوف میدارم.
2- محترماً نظر شما را به این نکته جلب میکنم.
تعریف بند یا پاراگراف و نحوة استفاده از آن
بند یا پاراگراف عبارت است از جمله یا مجموعة جملههایی که فکر واحدی را بیان کند.
هر نوشته به بند یا بندهایی (بخشهایی) تقسیم میشود. هر یک از این بندها (بخشها) جمله یا مجموعة جملههایی است که بین آنها ارتباط و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری وجود دارد و روی هم مطلب یا مفهوم کامل و مستقلی را میسازد. به هر یک از آن بخشها در یک گفتار، بند یا پاراگراف گویند.
در هر بند تنها میتوان یک «ایده» را گنجانید.
تمام بندهای یک نوشته کامل زیر عنوان اصلی آن که در وسط صفحه و معمولاً در بالای آن با خطی درشتتر از متن نوشته شده است، قرار میگیرد. گاهی نوشته، عنوانهای فرعی نیز دارد که در کنار یا وسط صفحه میآید.
اهمیّت پاراگراف
گاهی پاراگرافی در بیست سطر یا بیشتر نوشته میشود و ناگزیریم همه را به ذهن بسپاریم در این صورت غالباً برخی از اجزای مهمّ را فراموش میکنیم و نتیجه آنکه در فهم مقصود دچار اشتباه میشویم. از این رو لازم است هر یک از اجزای مهمّ پاراگراف را در سطرهای زیر هم آورده، با شماره یا تیره (-) مشخص سازیم.
بدیهی است همانطور که افکار یا محتوای بندهای هر نوشته – ضمن تمایز از یکدیگر – باید با هم پیوند نزدیک داشته باشند، اجزای اصلی هر پاراگراف نیز چنین است.
هر چه بندهای یک نوشته زیادتر باشند، تنوع بیشتر؛ خستگی کمتر؛ و بهرهگیری زیادتر میشود.
اگر اجزای فرعی هر پاراگراف زیر هم قرار گیرد خواننده، بهتر میتواند مسیر فکر نویسنده را دنبال کند و پیام او را، روشنتر و سریعتر دریافت کند.
بند، بهترین و طبیعیترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فکرهای زاید و اضافی گزارشدهنده، در نظام پاراگرافها انعکاس مییابد.
آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها باید یک سانت تو رفتگی داشته باشد و این خود موجب برجسته شدن هر بند و پیدا کردن شروع نوشته هر پاراگراف میشود.
ارزش هر نوشته در این است که با یک نگاه بتوان عنوانهای اصلی و فرعی آن را بازشناخت و فکر نویسنده را بدون هیچ ابهامی تا پایان دنبال کرد.
هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد:
الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته.
ب- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقة او.
ج- اعلام نتیجه.
برای اینکه این سه نکته خوب انجام شود، باید ابتدا موضوع را به اجزای فرعی تقسیم کرد، ممکن است هر جزء، چند پاراگراف داشته باشد. معمولاً در گزارشهای توضیحی یا نوشتههای تحلیلی و پژوهشی، مقدمه و احیاناً خلاصه نیز میآید.
فرعی را به ترتیب زیر هم نوشته، به خواننده امکان دهد تا پیام و فکر اصلی گزارش را که در موضوع و جملههای اولیة مقدمه یا متن آمده است، به سرعت دریابد.
دوباره تأکید میکنیم که تقسیمبندی مطالب گزارش از اهمیّت ویژهای برخوردار است و فشار روانی را بر خواننده تعدیل خواهد کرد.
پاراگرافها از نظر نوع ارتباط دارای حالات زیر هستند:
الف) ممکن است پاراگرافها از نظر نوع پیوندی که با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند و به عبارت دیگر رابطه علت و معلولی با هم داشته باشند، به این معنی که پاراگراف اوّل، موضوع یا علت پاراگراف دوم، و پاراگراف دوم؛ موضوع یا علت پاراگراف سوم، و همین روش تا پایان گزارش ادامه یافته باشد. چنین نوشته یا گزارشی که بر اساس روابط علت و معلولی (ربط منطقی) تنظیم شده باشد، فکر خواننده را بدون هیچ زحمتی از مقدمه به نتیجه هدایت میکند و هیچ درنگی صورت نمیگیرد، درست چون مسافری که ناگزیر است راه تهران، سمنان، دامغان، شاهرود، سبزوار و نیشابور را پشت سر بگذارد و به مقصد مشهد برسد. حال اگر این مسافر مسیرهای دیگری را برگزیند – در صورتی که میداند راه میانبری هم وجود ندارد – بدیهی است به دردسر خواهد افتاد.
ب) ممکن است پاراگرافها به صورت افکاری که با یکدیگر مغایرت دارند ارائه شوند و طبیعت گزارش چنین مغایرتی را ایجاب کند.
فواید استفاده از بند یا پاراگراف
1- شکستن یکنواختی.
2- کمک به درک تقسیمبندی موضوع.
3- مشخص ساختن جزئی از کل موضوع.
4- گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن.
5- جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی.
6- آسانی مراجعه به هر مطلب.
آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیکهای مهم گزارشنویسی است.
طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم میآید:
- استفاده از دایرهها یا مربعهای توپُرِ کوچک
- خط کشیدن زیر نوشتهها
- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ
- عنوانبندی
- امکانات بصری مؤثر
- تأکید بر بعضی نتیجهگیریها از مطالب
- نمایش و سازماندهی پایههای پیچیده
ابزار نگارش مثل دایرهها یا مربعهای توپر، خط کشیدن زیر نوشتهها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوانبندی میتواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند. زیرا:
· نکات اصلی را تقویت میکنند.
· بر شکلگیری منطقی بحث تأکید مینماید.
· بخشهای طولانی را تفکیک میکنند و نمایش یک صفحه را بهبود میبخشند.
استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان یک ابزار بصریِ نگارش، میتواند به طور مؤثر در یک سری و مجموعهای از عوامل استفاده شود.
کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث:
عنوانبندی معقول و مناسب نوشتهها، به خواننده چارچوب بحث را نشان میدهد.
چون اغلب مدیران فقط عناوین را میخوانند، یک نویسنده خردمند از آنها برای ساخت نکات اصلی گزارش خود استفاده میکند.
اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوانبندی مشخص نمیکند، میتوانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:
· هر عنوان یا زیرعنوان باید به طور معنیداری مطالبی را که دنبال میکند، توضیح دهد.
· هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک باشد.
· در داخل هر بخش، عناوینی که دارای یک سطح از کلیّت است، باید ساختار همسنگ داشته باشد.
· عناوین باید قالب سازگار را دنبال کنند.
ساختن نکات بصری – جدولها و نمودارها
نکات بصری – که در گزارشهای مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده میشود – بخشی ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارشهای کوتاه است. طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارشنویس است.
خیلی از نویسندگان در زمینه مسائل مدیریت، جدولها یا نمودارها را – که شامل دیاگرامها است – به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله مطرح میسازند. نویسندگان دریافتهآند که این جدولها و نمودارها در کشف روابط مهم و یا معنیدار بودن روندهایی که در غیر این صورت نادیده گرفته میشدند، به آنها کمک زیادی میکند.
گزارشنویسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اولیه، نمودارهایی پیشنویس میکنند، حتی اگر از آنها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نکنند.
ساختن نمودارها و جدولها در این مرحله به شما اجازه میدهد که نتیجهگیری را کنترل کنید. وقتی که با نمودار کار میکنید ممکن است ارتباطی که قسمتی از بحث خود را روی آن بنا کردهاید، کم رنگ شده، یا حتی غیرمعقول به نظر آید. برای مؤثرترین استفاده از نمودارها باید:
- آنها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید.
- فرم و شکل مناسب را انتخاب کنید.
- به خواننده بگویید که چرا نمودار مهمّ است.
- سادگی آن را حفظ نمایید.
- اطمینان حاصل کنید که نمودار به تنهایی گویاست ولی آن را به متن پیوند بزنید.
- کنترل کنید که نمودار، اشتباه راهنمایی نکند.
- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید.
مراحل چهارگانة گزارشنویسی
به منظور اجتناب از نارسایی گزارش، و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هر گونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:
1- مرحلة تهیه و تدارک
2- مرحلة طرح ربط منطقی مطالب
3- مرحلة نگارش
4- مرحلة تجدیدنظر و اصلاح
1- مرحلة تهیه و تدارک:
قبل از آن که نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خوانندة گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری میکند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجهگیری نهایی سودمند باشد.
چون در این بخش به اندیشه یا فکر کردن، بسیار اشاره کردهایم، شاید بیربط نباشد که تعریفی از فکر و علل چهارگانه آن ارائه بنماییم.تعریف فکر:
شاید در هر شبانهروز چندین بار واژة فکر را تکرار کنید، بیآنکه بدانید فکر چیست و چه نقشی در زندگی و کار اداری ما دارد.
دانشمندان منطق، فکر را چنین تعریف کردهاند:
«فکر همان ترتیب دادن امور معلوم است برای رسیدن به مجهول و به عبارت دیگر ترتیب دادن مقدمات است برای رسیدن به نتیجه»
بدیهی است اگر یکی از مقدمات یا اجزای فکر ناقص باشد، نتیجه مطلوب حاصل نخواهد شد.علل چهارگانه فکر:
همان گونه که برای ساختن هر چیز مادی چهار علت وجود دارد، برای فکر نیز چهار علّت برشمردهاند:
1- علت مادی فکر؛ و آن ترتیب امور معلوم است؛ مانند، چوب برای میز.
2- علت صوری فکر؛ و آن سازمان دادن و تنظیم امور معلوم و سپس صورتگری آنهاست که بر علت صوری فکر دلالت دارد؛ مانند، شکل و صورت میز.
3- علت فاعلی فکر؛ چون هر کاری از فاعلی سر میزند و هر ترتیبی دلالت بر ترتیبدهنده دارد، پس نیروی فکر که در موارد معلوم تصرف کرده، به آنها شکل و صورت محسوس میبخشد، علت فاعلی فکر است؛ مانند، نجار برای تهیه میز.
4- علت غایی فکر؛ رسیدن به مجهول است و گرفتن نتیجه؛ مانند، استفاده از میز (که مقصود سفارشدهنده است).
2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب (ترتیب)
اغلب اتفاق میافتد، که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست که بیشتر گزارشهای اداری، فنی، اجتماعی و فرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد.
البته پس از آشنایی کامل با فن گزارشنویسی و آیین نگارش و کسب مهارت در تنظیم گزارشها، این کار به صورت عادت در خواهد آمد، بدین معنی که نویسندگان گزارشها، آنچنان نظم فکری پیدا میکنند که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت مینمایند.
نکتة مهم:
مرحله اول گزارشنویسی (تهیه و تدارک) و مرحله دوم (ربط منطقی مطالب) پیوند ناگسستنی با هم دارند. یعنی مرحله اوّل، مرحلة جمعآوری و مرحلة دوم، مرحلة ترتیب و توالی منطقی است. و این دو مرحله که مراحل دقت و تمرکز فکر است، روی هم موجب تکوین گزارش میشود. به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل میدهد و با تحقق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه کاغذ بیاورید.
موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوة طرحریزی آن دارد، بنابراین طرحِ هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد.
1- کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.
2- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم و تأخر و طبقهبندی صحیح به دست دهد.
3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.
4- برای هر کسی – حتی اگر با جزئیات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد – در مراجعات بعدی قابل قبول بوده، دچار سوء تعبیر نشود.
3- مرحله نگارش
خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایة نگارش؛ و نگارش خوب به سرمایههای علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و گزارش، اثربخش نخواهد بود مگر آنکه علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی برشمرده زیر توجه نماید:
· 1- فکر کردن قبل از نوشتن.
· 2- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.
· 3- در نظر گرفتن خواننده.
· 4- آگاهی به نکات دستوری و جملهبندی در حد لزوم.
· 5- ترجیح سادهنویسی به پیچیدهنویسی.
· 6- پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن.
· 7- به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخص دارند.
· 8- بیان حقایق، بی آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.
· 9- دانستن فن گزارشنویسی.
فکر نویسنده (گزارشگر) قبل از هر چیز باید متوجه هدف موضوعی باشد که دربارة آن باید گزارش تهیه کند، چه؛ هدف، هم آغاز حرکت است و هم پایان آن، و اگر موضوع را فراموش کند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.
نباید فراموش کرد که هر جمله گزارش باید حامل پیام باشد، و زمانی این مقصود حاصل میشود که روحِ هدف و موضوع در کالبد جملهها و بندها نفوذ کرده باشد.
نوشتة شما؛ چه یک گزارش ساده باشد چه گزارش پیچیده، در هر دو صورت باید هدف و مقصودی داشته باشید و قبل از آغاز کار باید دید نوشتة شما برای رساندن کدامیک از هدفهای زیر است:
- برانگیختن علاقة خواننده.
- اثر گذاشتن روی حالاتِ روحی او.
- دادن پارهای اطلاعات.
- حلّ و فصل یک مسألة پیچیده و یا ساده.
- اعلام نتیجة یک مأموریت فردی یا گروهی.
- اعلام نتیجة یک تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و ...
- ارزیابی به وسیلة خواننده، صدور حکم نهایی توسط او.
نویسنده نباید اجازه دهد که خواننده، در طول گزارش؛ یعنی مقدمه؛ متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی گردد، و از همان آغاز باید به وی دربارة گزارش، یک نظر کلی داده شود و معمولاً نویسنده، این وظیفه را در مقدمة گزارش انجام میدهد.
وظیفة مقدمه آن است که خواننده را – بدون آنکه دچار سردرگمی شود – در جریان فکر و هدف نویسنده قرار دهد، و او را آماده سازد تا پیام نویسنده را به روشنی دریافت کند.
هر مقدمه دارای سه وظیفة اصلی است:
1- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده.
2- مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش.
3- به دست دادن طرح و نقشة ارائة مطلب.
4- مرحلة تجدیدنظر و اصلاح گزارش
پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود.
اگر تجدید نظر با دقّت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.
علمای فن، انجام دادنِ سه کار را در مرحلة تجدید نظر توصیه میکنند:
1- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویة دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران کنیم.
2- گزارش را بلند بخوانیم، تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.
3- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستیها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم.
تجدید نظرِ نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب میشود. در این مرحله است که شخص آنچه را که میخواسته بگوید، میبیند؛ نه آنچه را که نوشته است.
کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچة چشم او به موضوع بنگریم.
برای اطمینان بیشتر بهتر است که نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند، سپس سؤالات زیر را با توجه به ادراکی که از نوشته نموده، پاسخ گوید:
- آیا مفهوم نوشته روشن است؟
- آیا نظم و ترتیب کلی نوشته درست است؟
- آیا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟
- آیا کلمات خوب انتخاب شده؟
- آیا نکات مهم مورد تأکید قرار گرفته است؟
- آیا جملهبندی صحیح است؟
- آیا فکر به آسانی از یک مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است؟
- آیا اجزای اصلی و فرعی، درست و منطقی انتخاب شده است؟
- آیا مثالها و نمونهها کافی است؟
- آیا پاراگرافها با هم همبستگی لازم را دارند؟
- اگر به زیرنویس یا ضمائم گزارش اشاره شده، آیا زیرنویس یا ضمائم روشن، گویا و قابل فهم است؟
- آیا هدفِ گزارش به خوبی درک میشود؟
